スマホへのイベント予約システムの導入が急増する理由

イベント予約システムとは、ユーザーがWEB上でコンサートやスポーツ観戦、セミナーといった集客施設の入場券や商品・サービスの予約を行い、簡単に発券できるシステム・ツールのことです。

ひと昔前までは、予約番号やQRコードが印刷された紙媒体での発行が主流でしたが、最近は紙媒体を電子化したチケットが一般的になりつつあります。電子チケットの一般化が加速したことには、PCやスマホなどインターネットの定着はもとより、2019年12月初旬ごろから広まった新型コロナウイルス感染症の拡大によるものです。3密や感染拡大を防止するために、プライベートシーンからビジネスシーンまで、対面から非対面へのやり取りに移行しています。

ソーシャルディスタンスを考えた新しい生活スタイルへ変化し、実店舗ではなくWEB上から予約・発券するユーザーがさらに増えたことから、イベント予約システム・ツールを導入する企業が急増しているというわけです。新型コロナウイルス感染症の拡大により、今後も企業やイベント施設の運営者は万全な感染予防対策として、「密を発生させない」管理体制を徹底していく必要があります。

イベント予約システム導入のメリット

次に、イベント予約システム・ツールを導入することで得られるメリットを見ていきましょう。

イベント予約システム導入のメリット1：業務の効率化

イベント予約システム導入の最大のメリットは、イベント業務の効率化です。

イベント予約システムを導入することで、イベント業務のデジタル化・自動化が可能となります。イベントの予約受付・発券・決済・売上管理から、予約の変更・キャンセル、問い合わせの応対、事務局からの通知、ユーザー情報、アンケート集計まで自動管理されるため、イベント業務の効率化が図れます。運営側・ユーザー側の負担が軽減されます。

イベント予約システム導入のメリット2：コスト削減

紙媒体のチケットの場合、用紙代や印刷代のほか、チケット作成の人件費、配送費などがかかります。チケットの発行をデジタル化することで、チケット作成に必要なコストが削減できます。またペーパーレス化にもなり、保管場所の確保や在庫を抱える必要もありません。

イベント予約システム導入のメリット3：顧客満足度の向上

ユーザーが予約しやすい点も、イベント予約システム導入のメリットです。

イベント予約システムを導入すると、営業時間を気にすることなく、24時間365日体制でイベントの予約・発券が可能です。時間の制限がないためより多くの方が利用しやすくなり、顧客の満足度はもちろん、イベントへの集客率の向上につながります。また、電話やメールなどの手作業での予約受付の場合、操作ミスや聞き間違いによるダブルブッキングなどのリスクもゼロではありません。イベント予約システムの導入前と導入後を比較すると、予約受付・発券のミスが減ります。そして、「密を発生させない」管理体制であることが、何よりも顧客満足度アップにつながることでしょう。

それぞれを比較！イベント予約システムを選ぶ際のポイント

イベント予約システムを比較選定する際に、おすすめしたい見極めポイントは以下のとおりです。

業種・業態に合っているか

イベント予約システムは幅広い業種や業態で利用されていますが、会社の規模やユーザーのターゲット層に合わせて機能を見極める必要があります。例えば、コンサートやセミナーのように、決められた日程での予約に対応している業種もあれば、金券など時間制限のない予約に対応している業種など、幅広いタイプのものがあります。

イベント予約システムを選ぶ際は、利用したい機能を明確にしたうえで、自社の業種・業態にマッチしているかどうかよく確認しましょう。

機能が充実しているか

イベント予約システムの代表的な機能として、イベントの案内・告知機能や予約受付・発券・決済機能、参加者の管理機能、QRコードなどの受付補助機能、アンケート集計・分析機能などが挙げられます。システムやアプリによっては、予約受付機能のみのタイプや、予約受付から決済までのタイプなど、活用できる機能に幅があります。導入目的や効率化したい業務に合わせて、集客につながる機能を備えたものを選びましょう。また、機能性と料金を比較し、予算に合っているか、コスパはよいかといった点も確認することをおすすめします。

操作性が高いか

イベント予約からスケジュール・顧客管理、決済、売上集計までどんなに機能が充実していても、使い勝手がよくないと逆に作業の負担が増えるだけです。導入したものの、設定や操作が複雑すぎて自社のスタッフが使いこなせない、またユーザー側も簡単に予約できない、発券までに時間がかかるようでは意味がありません。業務の効率化・顧客満足度アップを図るためにも、イベント運営側・ユーザー側ともに使いやすいか、操作性をしっかり確認することをおすすめします。

ランニングコストが抑えられているか

イベントの多くは毎月定期的に開催されるものというよりは、年に数回の実施がほとんど。月額費用が安いからといって、イベント実施のない月も無駄に月額費用が発生していてはコスト管理ができません。

各イベント事業者のタイミングで単発利用ができるかどうか、契約期間を確認しましょう。

カスタマイズができるか

10のイベントがあれば、その予約に必要な仕様も10通りあります。パッケージ化されたイベントシステムですべてを満たすことはほぼ不可能。

イベント予約システムに合わせて、イベントの予約ルール自体を見直す状況に見舞われることも…。イベント事業者・運営側が考えるイベントの仕様に合わせようとしたときにはカスタマイズが必要になりますが、イベント予約システムの多くは、カスタマイズがそもそもできなかったり、できたとしても非常に高額なカスタマイズ費用がかかったりすることもあります。そのため、契約する前にカスタマイズの自由度についても確認しておくことが重要です。

イベント運営側の予約ルールに沿った予約システムでないなら、イベント内容や予約ルール自体をそのシステムに合わせて変更せざるを得ないでしょう。

セキュリティは万全か

イベント予約システムでは多くの個人情報を扱うため、セキュリティ対策が十分かどうかも重要なポイントです。セキュリティ性が低いと、情報漏洩につながるおそれがあります。暗号化するSSL対応機能や不正アクセスを防止するログインロックアウト機能など、セキュリティ対策が万全かどうかもおすすめの見極めポイントです。

スマホでイベントの“したいができる”イベント予約システム「トレルSAGASU」をご紹介

ワンベルウッズでは、商業施設・展示会場などにおける、イベント業務のDX化を推進しております。DX化のDXとは、Digital Transformation（デジタル トランスフォーメーション）の頭文字を取った略語で、情報データのデジタル化によって生活やビジネスがよりよいものに変容していくことです。

DX化の推進で実現することは、ユーザーからの予約受付からイベント実施までのプロセスのデジタル化、ユーザーや主催者側からの問い合わせ・通知といったコミュニケーションのデジタル化、応募者・利用者の統計・データのデジタル化により、イベント業務の効率化や人的ミスの防止、コスト削減、そして顧客満足度の向上です。

イベント業務のDX化の推進において、ワンベルウッズでは、イベント予約システム「トレルSAGASU」を独自開発し、イベント事業者や集客施設へ提供しております。「トレルSAGASU」は予約が簡単にトレル、売上がトレル、無駄な経費がトレル、イベント業務・運営を効率化できるWEB予約システムです。スマホ向けの専用アプリを使わずにブラウザで利用できるため、利用者の利便性は高く、携帯電話番号を利用したSMS送信でのプッシュ通知機能や、ユーザー自身でのマイページからの予約変更・キャンセルが可能で、ユーザーにやさしい使い勝手を実現。

また、イベント事業者の担当者にとっても非常にやさしい管理画面機能が充実しております。新規の予約受付ページの作成は、登録設定フォームを上から順に入力するだけでキレイな申し込みフォームができたり、パッケージ化されているのにすべての見出し項目のテキストが変更できたりと、自由にカスタマイズできます。残数表示を記号にしたい、トップページに画像を貼り付けたい、SMS送信時にオリジナルメッセージを送りたい、イベントの前日にリマインドメールを送りたいなど、サービスの自由度が高く選択肢も豊富です。

「トレルSAGASU」の導入で実現できる機能は以下のとおりです。

イベント予約・応募者受付管理機能

ユーザーはポスターやホームページ、チラシに掲載されたQRコードを読み取るだけで簡単に予約申し込みが可能。予約変更やキャンセルも営業時間を気にせず、スマホからユーザー自身でできます。

運営側は応募者情報をリアルタイムで管理でき、突然の中止連絡もSMS送信でスムーズに周知が可能。参加者の人数も事前に把握することができ、イベントの準備がしやすくなります。

プレミアム金券販売予約・販売数管理機能

イベント予約管理機能と同様の仕組みの応用で、ユーザーはQRコードからプレミアム金券が簡単に予約受付・購入できます。従来の店舗型金券販売では人の密度が不安要素でしたが、WEB予約ならその心配はありません。また、申し込み状況に応じて販売数の事前調整や、売れ残りの再販も可能。

WEBでのオンライン予約だからできる！

予約受付開始とともに応募が殺到し、開始からたった約10分で予定数1,000冊を完売させています。システムの安定性、信頼度が高いWEB予約システムだからこそできる対応です。

レシート画像を使った応募抽選・当選者管理機能

レシート画像を添付して送るだけの応募抽選です。応募はがきを使った紙媒体の応募と比較して、コストも集計労力も大幅にカット。

従来のアナログ機能では、ユーザー側はこれまでレシートをはがきに貼って投函する必要があり、レシートを手元に残したい方は応募できない不便さがありました。運営側は、対象のレシートかどうかを調べるために、すべてのはがきに貼られたレシートを手作業でチェックしなければならなかったのです。また、せっかくの応募者の個人データも、入力の手間とコストがかかることからリスト化されることなく、一切活用されていませんでした。WEB化することでユーザーの個人情報もデータで取得でき、販促マーケティングのビッグデータとしての活用も図れます。

アンケートフォーム作成・集計管理機能

アンケートフォーム作成から集計までワンストップでスムーズ。

幅広い世代に普及しているスマホ時代では、これまでのi-padと比較して回答率がアップします。アンケート回答への謝礼も好きなデジタルマネーに交換できるe-Gift設定も可能です。これにより、謝礼のギフトカードなど在庫を持つ必要がなくなります。これも運営側にとっては非常に大きなメリットになります。

QRコードを使ったチケット・入場受付管理機能

コンサートや展示会などQRコードを使った受付により、瞬時に来場者をリストからピックアップして表示し、大規模展示会やコンサート会場での混雑が解消され、スムーズな入場が可能。ブースの立ち寄りのチェックイン機能、セミナー受講予約との連動のほか、アンケートページの送信、ノベルティグッズ贈呈などのカスタマイズも可能です。

ユーザーのスマホに表示されるQRコードで入場管理と退場管理を行えば、会場内の滞留人数がリアルタイムで把握でき、新型コロナウイルス感染予防対策上で最も重要な3密対策にも活かされます。「トレルSAGASU」一つで、上記の5つの機能がオールインワン。5つの機能を組み合わせて使うこともでき、運用方法は5×5ではなく、幾通りにも効果的に利用できます。

また、「トレルSAGASU」のセキュリティ対策は以下のとおりです。

• OS、ソフトウェアの脆弱性対策として随時最新版への更新
• 不正アクセス防止対策としてログイン機能の実装
• ネットワーク攻撃対策として第三者専門機関による脆弱性診断の実施済
• WEB通信を暗号化するSSL対応
• システムへのログインを記録し、適切なアクセス監査の実施
• 自動でのデータバックアップ

単発利用ができるイベント会社・ワンベルウッズが、イベント事業者のために作った“したいができる”イベント予約システム「トレルSAGASU」でDX化を図りましょう。